Zorgvuldigheidsplicht bij onderaannemers in Vlaanderen: wat geldt sinds 16 oktober 2026?

De zorgvuldigheidsplicht betekent dat een onderneming die in Vlaanderen werkt met een rechtstreekse onderaannemer uit een risicosector, zoals de bouw, vóór de start bepaalde verblijfs- en tewerkstellingsdocumenten opvraagt, controleert, vijf jaar bewaart en ontbrekende stukken meldt. Sinds 16 oktober 2026 hoort het paspoort daar niet meer bij en vallen werken onder de drempels van de aangifte van werken erbuiten.

Wat veranderde op 16 oktober 2026?

Het Besluit van de Vlaamse Regering van 4 september 2026 verscheen op 6 oktober 2026 in het Belgisch Staatsblad en geldt sinds 16 oktober 2026. Het brengt drie wijzigingen:

Wat doe je nu? Schrap het paspoort uit je eigen checklist en modelcontracten, en ga per werf na of de aangifte van werken van toepassing is.

In het kort

• Geldt het voor jouw werf? Alleen voor werken in Vlaanderen, met een rechtstreekse onderaannemer uit een risicosector, en in de bouw alleen als de werken onder de aangifte van werken vallen.
• Welke documenten? Bewijs van verblijf, van toelating tot arbeid of beroepskaart, en Limosa, A1 of Dimona, afhankelijk van de situatie. Geen paspoort meer.
• Ontbreekt er iets? Spreek je onderaannemer aan. Reageert die niet, meld het via het meldloket van de Vlaamse Sociale Inspectie.

Dit artikel is informatief en geen juridisch advies.

Wat is ketenaansprakelijkheid bij illegale tewerkstelling?

Ketenaansprakelijkheid betekent dat elke schakel in de aannemingsketen aansprakelijk kan zijn als illegaal verblijvende derdelanders als werknemer of zelfstandige worden tewerkgesteld. Dat geldt voor de opdrachtgever, de hoofdaannemer en de intermediaire aannemer. Derdelanders zijn personen met een nationaliteit van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland.

De regels gelden voor elke Belgische of buitenlandse onderneming die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken is bij activiteiten in het Vlaamse Gewest. Het maakt dus niet uit of je onderaannemer uit België of uit het buitenland komt: zodra hij in Vlaanderen werkt, gelden ze. Ook een aannemer uit Brussel of Wallonië die op een Vlaamse werf werkt, valt eronder.

Rechtstreekse en onrechtstreekse onderaannemers

Het verschil tussen een rechtstreekse en een onrechtstreekse relatie is belangrijk:

• Rechtstreeks: jij hebt de (onder)aannemer zelf aangesteld. Stelt die illegaal verblijvende derdelanders tewerk, dan kan jij aansprakelijk zijn, tenzij je aan de voorwaarden hieronder voldoet.
• Onrechtstreeks: het gaat om de onderaannemer van je onderaannemer. Dan ben je alleen aansprakelijk als de inspectie aantoont dat je vooraf op de hoogte was.

Wie vooraf op de hoogte was, is in elk geval aansprakelijk, ongeacht zijn plaats in de keten.

Particuliere bouwheer

Een particulier die als natuurlijke persoon werken laat uitvoeren, is alleen aansprakelijk als de inspectie aantoont dat hij vooraf op de hoogte was. De verklaring en de zorgvuldigheidsplicht gelden niet voor hem. Handig om te weten als een particuliere klant je ernaar vraagt.

Niet te verwarren met de inhoudingsplicht

De zorgvuldigheidsplicht gaat over de verblijfs- en arbeidsstatus van de mensen die je onderaannemer inzet. De federale inhoudingsplicht (30bis) gaat over sociale en fiscale schulden van je onderaannemer, en wat je daarvoor inhoudt op je betalingen. Dat zijn twee verschillende verplichtingen; lees meer over de inhoudingsplicht bij onderaanneming.

Zoek je informatie over de "ketenaansprakelijkheid" van de Nederlandse Belastingdienst? Dat is een andere regeling. Dit artikel gaat over de Vlaamse regels.

Schriftelijke verklaring en zorgvuldigheidsplicht: wat moet je doen?

Wat je moet doen om aansprakelijkheid uit te sluiten, hangt af van de sector van je rechtstreekse onderaannemer:

• Geen risicosector: je hebt een schriftelijke verklaring nodig waarin je onderaannemer bevestigt dat hij geen illegaal verblijvende derdelanders als werknemer of zelfstandige tewerkstelt of zal tewerkstellen. De zorgvuldigheidsplicht geldt dan niet.
• Risicosector: je hebt die schriftelijke verklaring nodig én je voldoet aan de zorgvuldigheidsplicht: documenten laten aanbrengen, controleren, bewaren en ontbrekende stukken melden.

Is de zorgvuldigheidsplicht verplicht?

Volgens de Vlaamse overheid is voldoen aan de zorgvuldigheidsplicht niet verplicht, maar wordt het sterk aangeraden. Je mag ervoor kiezen om niets op te vragen. Wordt je rechtstreekse onderaannemer dan betrapt op het tewerkstellen van illegaal verblijvende derdelanders, dan ben jij aansprakelijk en riskeer je een strafrechtelijke vervolging of een administratieve geldboete.

Sinds wanneer?

De zorgvuldigheidsplicht geldt sinds 1 januari 2026. Er gold een gedoogperiode van zes maanden; die liep af op 1 juli 2026. Sindsdien kunnen er sancties volgen. De drie versoepelingen gelden sinds 16 oktober 2026.

Geldt de zorgvuldigheidsplicht voor mijn werf?

Doorloop per werf en per rechtstreekse onderaannemer deze vier vragen.

1. Vinden de werken plaats in het Vlaamse Gewest?

Zo niet, dan zijn deze Vlaamse regels niet van toepassing. Deze regels gelden voor werken in Vlaanderen.

2. Is je rechtstreekse onderaannemer actief in een risicosector?

De risicosectoren zijn:

• de bouwsector: werken in onroerende staat en levering van stortklaar beton;
• de schoonmaaksector;
• de vleessector: slachten, uitsnijden en vleesbereiding;
• pakketbezorgers in opdracht van postdiensten, behalve wie pakketten bezorgt met een tachograafplichtig voertuig.

3. Vallen de werken onder de aangifte van werken?

Dit is de nieuwe vraag sinds 16 oktober 2026. Werken in onroerende staat, inclusief schoonmaak, zijn alleen nog een risicoactiviteit als ze onder de aangifte van werken van artikel 30bis, §7 van de RSZ-wet vallen. De Vlaamse Regering wil zo het toepassingsgebied gelijkstellen met dat van de aangifte van werken, zodat aannemers met bestaande verplichtingen kunnen werken.

Wanneer is een aangifte van werken nodig? De RSZ legt de regel uit als een uitzondering: de aangifteplicht geldt niet voor

• een aannemer zonder onderaannemer, voor werken van in totaal minder dan 30.000 euro excl. btw;
• een aannemer met één en slechts één onderaannemer, voor werken van minder dan 5.000 euro excl. btw.

In alle andere gevallen is een aangifte nodig. Werk je met twee of meer onderaannemers, dan geldt de 5.000-eurogrens dus niet: in het voorbeeld van de RSZ moet een contract van 3.000 euro met twee onderaannemers aangegeven worden. Die 3.000 euro is geen aparte drempel, maar een voorbeeld; de RSZ noemt bij twee of meer onderaannemers geen minimumbedrag.

(Bedragen en "aangifte ja/nee" uit het voorbeeld van de RSZ. "Ja" in de laatste kolom betekent dat de werken een risicoactiviteit zijn; of je documenten moet opvragen, hangt daarna nog af van stap 4.)

Vlaanderen.be formuleert de uitzondering op de zorgvuldigheidsplicht op dezelfde manier: ze geldt niet voor bouw- of schoonmaakwerken van minder dan 30.000 euro excl. btw zonder onderaannemer, of van minder dan 5.000 euro excl. btw met slechts één onderaannemer. Onder die grenzen blijft de schriftelijke verklaring wel nodig.

Asbest: volgens de RSZ moet je werken die gevaarlijk zijn door de aanwezigheid van asbest ook vermelden in de aangifte, en asbestverwijderingswerken minstens 15 kalenderdagen vooraf aangeven. De RSZ zegt niet dat asbestwerken onder de bedragen hierboven daardoor toch aangifteplichtig worden. Twijfel je bij een kleine asbestklus, vraag het dan na bij de RSZ of de Vlaamse Sociale Inspectie.

Meer uitleg: lees hoe je de drempel van de aangifte van werken bepaalt, en wat de drempel bij een doorlopend contract is.

Ga dit opnieuw na als het contractbedrag of de onderaannemersketen tijdens de werken verandert. Komt er een onderaannemer bij, kijk dan ook hoe je de aangifte van werken aanpast bij een nieuwe onderaannemer.

4. Zet je rechtstreekse onderaannemer derdelanders in?

De documentenlijst hieronder gaat over derdelanders: werknemers of zelfstandigen met een nationaliteit van buiten de EER en Zwitserland. Voor hen moet worden nagegaan of ze legaal in België verblijven en mogen werken. De schriftelijke verklaring heb je in elk geval nodig.

Welke documenten vraag je op?

Je rechtstreekse onderaannemer brengt de documenten aan. Welke dat zijn, hangt af van de tewerkstellingssituatie. De lijst hieronder volgt vlaanderen.be en, waar die afwijkt, de tekst van het besluit in het Belgisch Staatsblad.

Detachering vanuit een EER-land of Zwitserland

• bewijs van het recht op verblijf of de verblijfsvergunning van meer dan drie maanden in de lidstaat van de EER of Zwitserland waar de buitenlandse werknemer of zelfstandige verblijft;
• bewijs van inschrijving in de Limosa-databank, tenzij er een vrijstelling van de Limosa-meldingsplicht geldt;
• de A1-verklaring die bevestigt dat de persoon aangesloten is bij de sociale zekerheid van de lidstaat van waaruit hij gedetacheerd wordt. Het ontvangstbewijs van de aanvraag volstaat ook.

Detachering van buiten de EER of Zwitserland, met een Belgische toelating tot arbeid of beroepskaart

• bewijs van een geldig verblijf in België of een gecombineerde vergunning;
• bewijs van een geldige toelating tot arbeid of een gecombineerde vergunning (werknemers), of van een geldige beroepskaart (zelfstandigen);
• bewijs van inschrijving in de Limosa-databank, tenzij er een vrijstelling geldt.

Belgische tewerkstelling

• bewijs van een geldig verblijf in België of een gecombineerde vergunning;
• bewijs van een geldige toelating tot arbeid of een gecombineerde vergunning (werknemers), of van een geldige beroepskaart (zelfstandigen);
• bewijs van inschrijving in de Dimona-databank (alleen voor werknemers).

Meer over Limosa op de werf lees je in ons artikel over Limosa-QR en Checkinatwork.

Wat staat er niet meer op de lijst?

Het paspoort of de reistitel is geschrapt. De Vlaamse Regering geeft als reden dat niet iedereen die legaal mag werken een paspoort kan voorleggen, bijvoorbeeld asielzoekers in procedure. Het paspoort leidde zo tot verwarring en onnodige meldingen.

Wanneer?

De documenten moeten aanwezig zijn vóór de aanvang van de werken.

Controleren, bewaren en melden

Controleren

Je hoeft de echtheid van de documenten niet te beoordelen. Je gaat wel na of het niet om duidelijke vervalsingen gaat en je kijkt de geldigheidsdatum na. Een overduidelijke vervalsing of een ongeldig document telt als een ontbrekend document.

Bewaren en privacy

Bewaar de documenten tot vijf jaar na de samenwerking, ter inzage van de inspectiediensten. Omdat het om persoonsgegevens gaat, vraagt vlaanderen.be om:

• alleen de vermelde documenten op te vragen of te delen;
• ze veilig op te slaan, alleen toegankelijk voor bevoegde personen;
• ze alleen te gebruiken voor de ketenaansprakelijkheid.

Je rechtstreekse onderaannemer mag kopieën doorgeven aan de opdrachtgever, of aan de aannemer één niveau hoger in de keten; de regelgeving voorziet daarvoor een wettelijke basis. Vlaanderen.be raadt ook aan om in het contract met je onderaannemer af te spreken wie de betrokken werknemers informeert over de verwerking van hun gegevens (artikelen 13 en 14 AVG). Hoe je zo'n documentenregister opzet, lees je in een controleerbaar dossier voor onderaannemersdocumenten.

Melden via het meldloket

Ontbreekt een document, of is het duidelijk vervalst of ongeldig? Vraag je onderaannemer eerst om de juiste documenten. Reageert hij niet, meld het dan bij de Vlaamse Sociale Inspectie via het online meldloket. Pas dan heb je voldaan aan de zorgvuldigheidsplicht.

Regel de toegang op voorhand:

• je meldt aan met itsme of eID in naam van je onderneming, niet als privépersoon;
• je hebt de juiste gebruikersrechten nodig, via de toegangsbeheerder van je onderneming;
• je onderneming moet bij de RSZ geregistreerd zijn;
• een sociaal dienstverrichter kan momenteel geen melding doen in jouw naam;
• een buitenlandse onderneming zonder Belgisch KBO-nummer vraagt een pdf-formulier aan via [email protected].

Checklist per werf voor de hoofdaannemer

• Liggen de werken in het Vlaamse Gewest?
• Is de onderaannemer rechtstreeks door jou aangesteld?
• Heb je de schriftelijke verklaring van je rechtstreekse onderaannemer?
• Is hij actief in een risicosector (bouw, schoonmaak, vlees, pakketbezorging)?
• Vallen de werken onder de aangifte van werken? Let op: met twee of meer onderaannemers is er geen minimumbedrag. Opnieuw nagaan als bedrag of keten wijzigt.
• Zet de onderaannemer derdelanders in, en in welke situatie: detachering uit de EER, detachering van buiten de EER of Belgische tewerkstelling?
• Heb je de juiste documenten vóór de start, zonder paspoort?
• Geen duidelijke vervalsing, geldigheidsdatum nagekeken?
• Ontbreekt iets: onderaannemer aangesproken en, zonder reactie, gemeld via het meldloket?
• Is je toegang tot het meldloket geregeld?
• Bewaar je de documenten veilig, alleen voor bevoegden, tot vijf jaar na de samenwerking?
• Is het paspoort geschrapt uit je eigen checklist en modelcontract?

Hoe houd je dit bij zonder extra mappen?

De zorgvuldigheidsplicht komt bovenop wat je al per onderaannemer bijhoudt: de aangifte van werken, Limosa, verzekeringen en contracten. Het helpt om die stukken bij de werf te bewaren waar ze bij horen, in plaats van in losse mailboxen of mappen.

In Enfin Werfopvolging blijven planning, registraties en documenten verbonden met de juiste werf, en centraliseer je relevante controles en verklaringen rond 30bis, Limosa en onderaannemers in één projectdossier. Alfie, de AI-collega in Enfin, volgt projecten mee op en zegt je wanneer iets aandacht vraagt; jij beslist wat er gebeurt. Meer over het grotere plaatje lees je in onderaannemers beheren.

Veelgestelde vragen over de zorgvuldigheidsplicht

Moet ik nog een paspoort vragen aan mijn onderaannemer?

Nee. Sinds 16 oktober 2026 staat het paspoort of de reistitel niet meer op de lijst van documenten die je rechtstreekse onderaannemer moet aanbrengen. De andere documenten blijven wel nodig, afhankelijk van de situatie: bewijs van verblijf, toelating tot arbeid of beroepskaart, en Limosa, A1 of Dimona.

Geldt de zorgvuldigheidsplicht voor kleine werken?

Niet als de werken niet onder de aangifte van werken vallen. Volgens vlaanderen.be geldt ze niet voor bouw- of schoonmaakwerken van minder dan 30.000 euro excl. btw zonder onderaannemer, of van minder dan 5.000 euro excl. btw met slechts één onderaannemer. Met twee of meer onderaannemers is er geen minimumbedrag: dan is er altijd een aangifte van werken. De schriftelijke verklaring blijft wel nodig om aansprakelijkheid uit te sluiten.

Welke documenten moet ik opvragen bij een onderaannemer?

Dat hangt af van de situatie van de derdelander. Bij detachering uit een EER-land: verblijfsbewijs van meer dan drie maanden, Limosa en A1. Bij detachering van buiten de EER: Belgisch verblijfsbewijs of gecombineerde vergunning, toelating tot arbeid of beroepskaart, en Limosa. Bij Belgische tewerkstelling: verblijfsbewijs of gecombineerde vergunning, toelating tot arbeid of beroepskaart, en Dimona voor werknemers.

Wat doe ik als mijn onderaannemer de documenten niet bezorgt?

Vraag je onderaannemer eerst om de juiste documenten. Reageert hij niet, meld het dan via het online meldloket van de Vlaamse Sociale Inspectie. Pas na die melding heb je voldaan aan de zorgvuldigheidsplicht. Je meldt aan met itsme of eID in naam van je onderneming, met de juiste gebruikersrechten.

Hoe lang moet ik de documenten bewaren?

Tot vijf jaar na de samenwerking, zodat de inspectiediensten ze kunnen inzien. Vraag alleen de vermelde documenten op, bewaar ze veilig en maak ze alleen toegankelijk voor bevoegde personen in je onderneming.

Ben ik aansprakelijk voor de onderaannemer van mijn onderaannemer?

Alleen als de inspectie aantoont dat je vooraf op de hoogte was van de tewerkstelling van illegaal verblijvende derdelanders. De verklaring en de zorgvuldigheidsplicht gelden voor je rechtstreekse onderaannemers, die je zelf aanstelt.

Is de zorgvuldigheidsplicht verplicht?

Volgens de Vlaamse overheid is ze niet verplicht, maar sterk aangeraden. Vraag je niets op en wordt je rechtstreekse onderaannemer betrapt op het tewerkstellen van illegaal verblijvende derdelanders, dan ben je aansprakelijk en riskeer je een strafrechtelijke vervolging of een administratieve geldboete.

Geldt de zorgvuldigheidsplicht ook in Brussel en Wallonië?

Deze Vlaamse regeling geldt voor activiteiten in het Vlaamse Gewest, ook als je onderneming in Brussel, Wallonië of het buitenland gevestigd is. Voor werven in Brussel of Wallonië gelden deze Vlaamse regels niet; vraag daarvoor advies over de regels die daar gelden.

Bronnen en verificatie

Gecontroleerd op 21 oktober 2026.

• Besluit van de Vlaamse Regering van 4 september 2026, Belgisch Staatsblad 6 oktober 2026 (numac 2026007053): kopie op etaamb
• Vlaamse Regering, beslissing van 4 september 2026
• Vlaanderen.be, Ketenaansprakelijkheid bij illegale tewerkstelling
• Vlaanderen.be, Gedoogperiode loopt af
• RSZ, Aangifte van werken en Bericht aan de aannemers en opdrachtgevers (pdf)
• KMO.partners, Vlaamse ketenaansprakelijkheid versoepeld (19 oktober 2026)

Dit artikel is informatief en geen juridisch advies. De officiële regels staan op vlaanderen.be. Bij vragen kan je terecht bij de Vlaamse Sociale Inspectie via [email protected].