Gérer ses fournisseurs : du bon de commande au paiement

Vous travaillez avec dix fournisseurs. Bouwpoint pour le ciment, Facq pour le sanitaire, un négoce de bois local, trois sous-traitants. Comment gardez-vous le contrôle sur ce que vous devez à qui ?

📋 En bref : Garder une vue d'ensemble de vos fournisseurs (montants en souffrance, délais de paiement, coûts par projet) est essentiel pour votre trésorerie et votre déduction TVA. Planifiez vos paiements une fois par semaine, profitez des escomptes pour paiement rapide, et n'oubliez jamais l'obligation de retenue pour les sous-traitants.

La gestion des fournisseurs semble réservée aux grandes entreprises avec un service achats. Mais tout entrepreneur avec plus de cinq fournisseurs a intérêt à garder une vue d'ensemble.

L'aperçu de base

Par fournisseur, vous voulez savoir : qu'achetez-vous, à quelle fréquence, quelles conditions de paiement, et combien reste en souffrance.

Bouwpoint : matériaux, hebdomadaire, 30 jours de délai de paiement, 2 400 € en souffrance. Facq : sanitaire, par projet, 14 jours, 0 € en souffrance. Électricien Janssen : sous-traitance, par projet, 30 jours, 3 200 € en souffrance.

Cet aperçu vous est utile pour trois choses : gérer votre trésorerie (combien devez-vous payer dans les semaines à venir), votre déduction TVA (comptabiliser correctement toutes les factures d'achat), et votre budget projet (quels coûts ont été engagés par projet).

Traiter les factures d'achat

Chaque facture fournisseur qui arrive doit recevoir trois choses : un scan (conservé numériquement), un lien vers un projet (si c'est lié à un projet), et un statut de paiement.

La plupart des entrepreneurs reçoivent les factures fournisseurs par mail (PDF) ou par courrier (papier). Par mail : conservez le PDF dans le dossier du projet. Par courrier : scannez et conservez numériquement.

Dans Enfin, vous enregistrez les factures fournisseurs dans le module de dépenses. Par facture : fournisseur, montant, TVA, date et projet. Après paiement, la facture est automatiquement rapprochée avec l'opération bancaire.

La planification des paiements

Si vous payez chaque facture dès qu'elle arrive, votre trésorerie est imprévisible. Mieux : planifiez vos paiements.

La plupart des fournisseurs accordent 14 à 30 jours de délai de paiement. Utilisez ce délai. Non pas pour payer en retard (ça nuit à la relation), mais pour planifier vos paiements.

Une fois par semaine : regardez quelles factures fournisseurs arrivent à échéance cette semaine et payez-les. C'est 15 minutes par semaine et vous êtes toujours à temps.

Escompte pour paiement rapide

Certains fournisseurs accordent un escompte pour paiement rapide. « 2 % de réduction si paiement dans les 8 jours. » Sur une facture de 5 000 €, c'est 100 € de réduction. Sur 10 factures par an, c'est 1 000 €.

Vérifiez les conditions de vos plus gros fournisseurs. Si votre trésorerie le permet, le paiement rapide avec escompte est souvent plus avantageux que d'attendre 30 jours.

L'obligation de retenue (pour les sous-traitants)

À chaque paiement à un sous-traitant : vérifiez qu'il est en règle avec l'ONSS et le fisc. Vous le faites via socialsecurity.be (ONSS) et minfin.fgov.be (fisc). Si le sous-traitant a des dettes, vous retenez 35 % du montant de la facture et le reversez à l'ONSS ou au fisc.

Oublier cela peut vous coûter cher. Vous devenez solidairement responsable des dettes de votre sous-traitant.

L'aperçu annuel

À la fin de l'année, vous voulez savoir : combien avez-vous dépensé par fournisseur, par catégorie et par projet. Cet aperçu vous aide à négocier (si vous dépensez 30 000 € par an chez Bouwpoint, vous avez une marge de négociation pour des réductions), à budgétiser (combien de matériaux utilisez-vous en moyenne par type de projet), et pour la déclaration fiscale.

Dans Enfin, cela est suivi automatiquement. Par fournisseur, vous voyez toutes les factures, paiements et montants en souffrance. Par projet, vous voyez les coûts fournisseurs. Par catégorie, vous voyez les totaux.

Que vous le fassiez avec un logiciel ou avec un tableur : avoir cette vue d'ensemble fait la différence entre payer de manière réactive et gérer votre trésorerie de manière proactive.