Obligation de retenue en sous-traitance : la checklist

Vous payez votre sous-traitant 5 000 €. S'il a des dettes auprès de l'ONSS ou du fisc, vous devez retenir 35 %. Si vous ne le faites pas, c'est vous qui payez ses dettes.

📋 En bref : À chaque paiement à un sous-traitant pour des travaux immobiliers (>7 143 € HTVA), vérifiez ses dettes ONSS et fiscales en ligne. S'il a des dettes, retenez 35 % et reversez-le à l'organisme concerné. Si vous ne le faites pas, vous devenez solidairement responsable de ses dettes — une erreur qui peut coûter des milliers d'euros.

L'obligation de retenue est un régime belge qui oblige les entrepreneurs principaux à vérifier si leurs sous-traitants sont en ordre avec leurs obligations sociales et fiscales. Si ce n'est pas le cas, vous devez retenir une partie du paiement et la reverser.

Quand est-ce applicable ?

À chaque paiement à un sous-traitant pour des travaux immobiliers. C'est-à-dire quasi tous les types de travaux de construction : maçonnerie, toiture, sanitaire, électricité, peinture, terrassement.

Cela s'applique aux paiements supérieurs à 7 143,00 € (hors TVA). En dessous de ce montant, il n'y a pas d'obligation de retenue. Mais attention : si vous avez plusieurs factures du même sous-traitant qui, ensemble, dépassent ce seuil, c'est le total qui compte.

Comment vérifier ?

Deux contrôles, tous deux en ligne.

Dettes ONSS : rendez-vous sur socialsecurity.be et entrez le numéro BCE du sous-traitant. Le système indique s'il est "en ordre". S'il y a des dettes, il indique combien vous devez retenir.

Dettes fiscales : rendez-vous sur le site du SPF Finances (minfin.fgov.be) et faites la même vérification. Le système indique s'il y a des dettes fiscales.

Si les deux vérifications indiquent "en ordre" : payez normalement. Si l'une des deux indique des dettes : retenez 35 % du montant de la facture (hors TVA).

Combien retenir ?

35 % du montant de la facture hors TVA.

Exemple : votre sous-traitant facture 5 000 € hors TVA. Il a des dettes ONSS. Vous retenez 35 % × 5 000 € = 1 750 €. Vous lui payez 3 250 €. Les 1 750 € retenus, vous les reversez à l'ONSS.

Pour des dettes fiscales : même calcul, mais vous reversez au SPF Finances.

Pour les deux (dettes ONSS et fiscales) : vous retenez deux fois 35 %, mais le total est plafonné au montant de la facture. En pratique, vous retenez 35 % et répartissez entre l'ONSS et le fisc.

Quand vérifier ?

À chaque paiement. Pas une seule fois au début de la collaboration, mais à chaque facture. La situation du sous-traitant peut changer. À la facture précédente, il était en ordre, à la suivante, non.

La vérification prend deux minutes. Deux minutes qui vous protègent de la responsabilité.

Que se passe-t-il si vous ne le faites pas ?

Si vous payez un sous-traitant sans vérifier, et qu'il a des dettes, vous devenez solidairement responsable. L'ONSS ou le fisc peut venir réclamer chez vous le montant que vous auriez dû retenir.

De plus : vous êtes responsable des dettes du sous-traitant jusqu'au montant des travaux qu'il a exécutés pour vous.

Pour un sous-traitant avec 20 000 € de dettes et 15 000 € de factures chez vous, vous pouvez être tenu responsable pour 15 000 €. C'est de l'argent que vous avez déjà payé au sous-traitant et que vous devez maintenant repayer à l'État.

La checklist par paiement

1. Ouvrez socialsecurity.be, entrez le numéro BCE. En ordre ? ✓
2. Ouvrez minfin.fgov.be, entrez le numéro BCE. En ordre ? ✓
3. Les deux en ordre ? Payez normalement.
4. L'un des deux pas en ordre ? Retenez 35 % et reversez.
5. Conservez les captures d'écran des deux vérifications dans votre dossier.

Ces captures d'écran sont votre preuve que vous avez effectué la vérification. Lors d'un contrôle, vous les montrez.

Dans Enfin

Dans Enfin, vous pouvez suivre le statut de vérification par fournisseur/sous-traitant. Lors de la création d'un paiement, le système vous rappelle l'obligation de retenue. La vérification elle-même se fait via les sites externes (ces données ne sont pas accessibles de manière automatisée).

Le plus important est l'habitude : chaque paiement, deux vérifications, deux minutes. Les conséquences de ne pas le faire sont trop lourdes pour l'oublier.