Digitale archivering van facturen: wettelijke vereisten België

Mag je je papieren facturen weggooien als je ze digitaal bewaart? Kort antwoord: ja, onder voorwaarden.

📋 Samenvatting: België aanvaardt digitale factuurarchivering als vervanging voor papier, mits de scans leesbaar, onveranderlijk (PDF) en beschikbaar zijn. Bewaar verkoop- en aankoopfacturen 7 jaar (10 jaar bij bouwwerken aan onroerend goed). Zorg altijd voor een backup in de cloud — een digitaal archief zonder backup is geen archief.

De Belgische wetgeving staat digitale archivering van facturen toe. Maar niet elke scan van een factuur is een geldig digitaal archief. Er zijn spelregels.

De wettelijke bewaarplicht

Verkoopfacturen: 7 jaar bewaren, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de factuurdatum. Een factuur van maart 2026 moet je bewaren tot minstens 1 januari 2034.

Aankoopfacturen: ook 7 jaar.

Bij onroerend goed (bouwwerken): 10 jaar. Als je facturen maakt voor bouwwerken aan onroerend goed, geldt de langere termijn.

Digitaal bewaren: de voorwaarden

De fiscus aanvaardt digitale kopieën als ze aan drie voorwaarden voldoen.

Leesbaarheid. De scan moet duidelijk leesbaar zijn. Alle gegevens (bedrag, btw, leverancier, datum) moeten herkenbaar zijn.

Onveranderlijkheid. Het digitale bestand mag niet achteraf gewijzigd kunnen worden. Een PDF is goed. Een Word-document niet (te makkelijk aanpasbaar). Een foto in JPEG is aanvaard, maar een PDF-scan is beter.

Beschikbaarheid. Je moet de facturen kunnen tonen als de fiscus erom vraagt. Op een computer, een server, of in de cloud. Niet op een USB-stick die je kwijt bent.

Mag je het papier weggooien?

Ja, als je digitale kopie aan de drie voorwaarden voldoet. De FOD Financiën heeft bevestigd dat een correcte digitale kopie het origineel kan vervangen.

In de praktijk bewaren veel aannemers het papier toch, zeker voor grote facturen. Dat is niet verplicht, maar het geeft extra zekerheid.

Het archiefsysteem

De simpelste structuur: een map per jaar, met submappen per maand of per kwartaal.

2026/Q1/Verkoopfacturen/ en 2026/Q1/Aankoopfacturen/. Per factuur een bestand met een logische naam: "2026-023_Peeters_badkamer.pdf" is beter dan "scan_003.pdf".

In software als Enfin worden facturen automatisch gearchiveerd. Verkoopfacturen worden bewaard als PDF en UBL. Aankoopfacturen en bonnetjes worden bewaard als scan. Alles doorzoekbaar, per klant, per project, per datum.

Backup

Een digitaal archief zonder backup is geen archief. Als je laptop crasht en je facturen staan alleen op die laptop, ben je ze kwijt.

Minimaal: een kopie in de cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox). Beter: een tweede kopie op een externe harde schijf.

Software-as-a-service (zoals Enfin, op Vercel/Neon) bewaart je data in de cloud met automatische backups. Je hoeft er niet over na te denken.

De overgangsfase

Als je nu overschakelt van papier naar digitaal, scan je bestaande facturen in en bewaar je de originelen tot de wettelijke bewaartermijn verstreken is. Nieuwe facturen bewaar je direct digitaal.

Na 7 jaar (of 10 voor bouwfacturen) kan je de oudste papieren documenten vernietigen, als de digitale versie correct bewaard is.

Het klinkt als veel werk, maar het is een eenmalige investering. Daarna is alles digitaal, doorzoekbaar en veilig.