Leveringsbonnen digitaal: nooit meer een bon kwijt op de werf

De leverancier levert 50 zakken cement af op de werf. De chauffeur geeft een bon. De ploegbaas tekent, stopt de bon in zijn zak, en die avond zit hij ergens in de bestelwagen. Of niet.

📋 Samenvatting: Eén foto van de leveringsbon bij ontvangst — gekoppeld aan het project — voorkomt discussies met leveranciers, helpt je boekhouder, en geeft je per project inzicht in materiaalkosten. Maak er een regel van: geen levering zonder foto. Twee seconden werk die je uren aan zoeken en discussies bespaart.

Leveringsbonnen zijn een van de meest verloren documenten in de bouw. Ze zijn klein, ze worden op de werf ondertekend in weer en wind, en ze belanden in broekzakken, dashboardkastjes en schoenendozen.

Tot je ze nodig hebt. De leverancier factureert 60 zakken cement in plaats van 50. Of er is een geschil over de kwaliteit van het geleverde materiaal. Of je boekhouder vraagt om een bewijs bij de aankoopfactuur.

Het papieren probleem

Een papieren leveringsbon doorloopt dit traject: chauffeur geeft de bon, ploegbaas tekent, ploegbaas stopt hem in zijn zak, ploegbaas geeft hem (hopelijk) af op kantoor, iemand scant of kopieert de bon, de bon wordt gearchiveerd bij het project.

In de praktijk stopt het bij stap 3 of 4. De bon verdwijnt. Of hij is onleesbaar door regen. Of hij wordt drie maanden later gevonden in de bestelwagen.

De digitale versie

De ploegbaas maakt een foto van de leveringsbon met zijn smartphone. In de app koppelt hij de foto aan het project. Hij noteert: leverancier, wat er geleverd is, en hoeveel. Dat is alles.

De bon is nu digitaal opgeslagen bij het juiste project. Doorzoekbaar. Niet kwijt te raken. Beschikbaar voor de boekhouder, de projectleider en de klant.

Als het systeem slim is, matcht het de leveringsbon later met de aankoopfactuur van de leverancier. De factuur zegt 50 zakken cement à €8, de leveringsbon bevestigt 50 zakken. Klopt.

Wat er op een leveringsbon moet staan

De datum van levering. De naam van de leverancier. Wat er geleverd is (omschrijving en hoeveelheid). De handtekening van de ontvanger (de ploegbaas). Het leveradres (de werf).

Als de ploegbaas bij ontvangst merkt dat er minder geleverd is dan op de bon staat, noteert hij dat op de bon voordat hij tekent. "Ontvangen: 45 zakken i.p.v. 50." Die aantekening is je bewijs bij de leverancier.

Waarom het per project moet

Leveringsbonnen die niet aan een project gekoppeld zijn, zijn waardeloos voor je boekhouding. Je boekhouder wil weten: dit materiaal is gekocht voor project X. Dat is een bedrijfskost die afgetrokken kan worden.

Bij een btw-controle wil de fiscus zien dat je aankoopfacturen kloppen met leveringen aan specifieke projecten. Losse bonnetjes in een schoenendoos overtuigen niet.

In Enfin worden leveringsbonnen gekoppeld aan het project. De kost wordt automatisch meegeteld in het projectbudget. Je ziet per project hoeveel materiaal er is geleverd en wat het heeft gekost.

De gewoonte aanleren

Maak er een regel van: geen levering zonder foto van de bon. De ploegbaas fotografeert elke bon bij ontvangst. Twee seconden werk.

Als je met Enfin werkt, opent de ploegbaas het project in de app, maakt een foto van de bon, en het systeem slaat alles op. Als je zonder software werkt, stuurt hij de foto naar een gedeelde map per project.

Na twee weken is het routine. En je hebt nooit meer een discussie met een leverancier over wat er wel of niet geleverd is.