Een werfonkost inspreken met Alfie en correct aan het project koppelen

Een parkeerbewijs, kleine materiaalaankoop of dringende huurkost wordt op de werf snel vergeten. Spraak verlaagt de drempel om de kost meteen vast te leggen, maar een zin alleen is geen volledige registratie. Alfie kan de omschrijving en het bedrag uit de opdracht halen. Enfin bepaalt welke gebruiker kosten mag schrijven en bewaart de koppeling met project, leverancier en bewijs.

Noem kost en bedrag

Zeg wat je kocht en welk bedrag op het bewijs staat. Vermijd “materiaal voor vijftig euro” wanneer het precieze totaal, de munt of btw onduidelijk is. De huidige spraakcatalogus vraagt minstens een omschrijving en bedrag voordat de actie verder kan.

Vermeld of het bedrag inclusief btw is als dat niet uit het document blijkt. Laat onzekere bedragen als te controleren voorstel staan.

Koppel aan de juiste werf

Noem project of klant en, wanneer mogelijk, de betrokken kostpost. Een algemene bedrijfskost hoort niet geforceerd bij de dichtstbijzijnde werf. Wanneer meerdere projecten dezelfde naam hebben, kies je eerst het juiste dossier.

Die koppeling bepaalt later of de kost in marge, nacalculatie en facturatiecontext terechtkomt.

Bewaar het bewijs

Maak een duidelijke foto of upload het document via de daarvoor bestemde flow. Controleer leverancier, datum en leesbaarheid. Een spraaknotitie vervangt geen bewijs dat finance of de boekhouder nodig heeft.

Registreer geen gevoelige kaart- of bankgegevens in vrije tekst. Bewaar alleen de zakelijke informatie die voor de kost nodig is.

Laat Alfie ontbrekende velden uitvragen

Alfie beschikt momenteel over een actie om een kost te registreren en vraagt bij spraak ontbrekende kerngegevens uit. De actie vereist kosten-schrijfrechten. Omdat spraakuitvoering een wijziging veroorzaakt, hoort de gebruiker het concrete voorstel te bevestigen voordat de registratie wordt uitgevoerd.

Lees bedrag, omschrijving, datum en project terug. Corrigeer eerst en bevestig pas daarna.

Vermijd dubbele registratie

Controleer of dezelfde kassabon al via documentinname, een collega of een bankkoppeling binnenkwam. Gebruik datum, leverancier en bedrag als herkenningspunten. Markeer twijfelgevallen voor finance in plaats van de tweede boeking stil te verwijderen.

Een dubbele kleine kost lijkt onschuldig, maar vertekent projectmarge en btw-opvolging.

Maak de werfgewoonte eenvoudig

Spreek af wanneer medewerkers kosten inspreken, wie bewijs aanvult en wie uitzonderingen beoordeelt. Test de flow met een volledige kost, een ontbrekend project en een onleesbaar bewijs. Zo blijft Alfie de invoer versnellen zonder dat snelheid de financiële controle vervangt.

Bekijk na de eerste week welke kosten nog zonder bewijs, project of categorie staan. Pas de instructie aan op die echte uitzonderingen. Een goede spraakflow vraagt weinig woorden, maar levert finance wel voldoende context om de registratie af te ronden.

Lees ook onkostenbeheer voor aannemers en Alfie gebruiken.