Envoyer des factures numériques via Peppol : étape par étape

Vous avez entendu que Peppol deviendra obligatoire. Vous savez que c'est lié à la facturation électronique. Mais comment envoie-t-on concrètement une telle facture ? Voici le guide pratique.

📋 En bref : Guide pas à pas pour envoyer votre première facture Peppol : activer Peppol dans votre logiciel, vérifier si votre client est enregistré, et appuyer sur le bon bouton. Une facture Peppol coûte 0 à 0,50 € contre 5,30 € pour une facture papier — et pour les marchés publics, c'est déjà obligatoire.

Cet article n'est pas une répétition de « qu'est-ce que Peppol ». Nous l'avons déjà expliqué. Ceci est le guide pratique : comment passer de votre méthode de facturation actuelle à Peppol, étape par étape.

Avant de commencer : de quoi avez-vous besoin ?

Deux choses. Un logiciel de facturation capable de générer des factures UBL, et un Point d'Accès Peppol qui envoie la facture.

Pour la plupart des logiciels modernes, le Point d'Accès est intégré. Enfin, Billit et Exact Online ont leur propre Point d'Accès. Vous n'avez pas besoin de conclure un contrat séparé.

Si votre logiciel n'a pas de Point d'Accès intégré, vous pouvez utiliser un fournisseur externe. Unifiedpost, Basware et Hermes sont les plus connus en Belgique. Le coût est de 0,20 € à 0,50 € par facture.

Étape 1 : Activez Peppol dans votre logiciel

Ouvrez votre logiciel de facturation et allez dans les paramètres. Cherchez « Peppol », « e-facturation » ou « factures électroniques ». Pour la plupart des outils, c'est un interrupteur à activer.

On vous demande de confirmer votre numéro de TVA. Celui-ci devient votre Peppol ID : une identification unique sur le réseau, basée sur votre numéro de TVA avec le préfixe 0208: (pour la Belgique).

L'enregistrement prend quelques minutes avec certains outils, un jour avec d'autres. C'est une opération unique.

Étape 2 : Vérifiez si votre client est sur Peppol

Tous les clients ne sont pas encore enregistrés sur le réseau Peppol. Les services publics le sont (c'est obligatoire pour eux). Les grandes entreprises de plus en plus. Les petits indépendants généralement pas encore.

Vous pouvez vérifier cela via le Peppol Directory (directory.peppol.eu) ou via votre logiciel. Entrez le numéro de TVA de votre client, et le système indique s'il a un Peppol ID.

Si le client n'est pas sur Peppol, vous envoyez simplement un PDF par mail. Pas de stress. La plupart des logiciels le font automatiquement : Peppol si possible, PDF sinon.

Étape 3 : Créez votre facture comme d'habitude

Rien ne change dans la façon dont vous établissez la facture. Les mêmes données client, les mêmes postes, le même calcul de TVA. Le logiciel convertit tout au format UBL en arrière-plan.

Point important : assurez-vous que les données de votre client sont correctes. Le numéro de TVA de votre client doit être exact, car le réseau Peppol l'utilise pour router la facture. Une faute de frappe dans le numéro de TVA et la facture n'arrive pas.

Étape 4 : Envoyez

Dans votre logiciel, vous choisissez « Peppol » ou « e-facture » lors de l'envoi. Le logiciel génère le fichier UBL, l'envoie à votre Point d'Accès, et le Point d'Accès le livre au client.

Le client reçoit la facture dans son logiciel comptable ou via la plateforme de son Point d'Accès. Il n'a rien à recopier manuellement. Toutes les données sont dans les bons champs.

Vous recevez une confirmation que la facture a été livrée. Avec certains outils, vous voyez aussi quand la facture a été ouverte.

Étape 5 : Conservez la preuve

Le fichier UBL est votre facture. Conservez-le, tout comme vos factures PDF. L'obligation de conservation des factures en Belgique est de 7 ans (10 ans pour l'immobilier). Votre logiciel le sauvegarde normalement automatiquement, mais vérifiez que vous avez un backup.

Problèmes fréquents

Le client ne reçoit pas la facture. Généralement une erreur dans le numéro de TVA. Vérifiez le numéro, corrigez-le et renvoyez. Si le numéro est correct mais que le client n'a pas d'enregistrement Peppol, envoyez un PDF.

La facture est refusée. Cela peut arriver si le fichier UBL ne répond pas à la norme. Champs manquants (pas de date de facture, pas de numéro de TVA) ou taux de TVA invalide. Votre logiciel devrait intercepter cela avant l'envoi de la facture.

Le client dit « je n'ai rien reçu ». Demandez si son Point d'Accès est opérationnel. Parfois, les e-factures se trouvent dans une boîte de réception séparée que le client n'a pas encore consultée. Dans ce cas, envoyez aussi un PDF par mail en backup.

Notes de crédit via Peppol. Fonctionnent de la même manière que les factures. Vous créez une note de crédit dans votre logiciel, choisissez Peppol comme canal, et elle est envoyée. Le format UBL prend en charge les notes de crédit.

Les coûts en perspective

Par facture Peppol, vous payez de 0 € à 0,50 €, selon votre logiciel. Pour la plupart des outils, c'est inclus dans l'abonnement.

Comparez cela au coût d'une facture papier : impression (0,10 €), enveloppe (0,05 €), timbre (1,15 €), et le temps d'imprimer, plier et poster (5 minutes = 4 € à votre tarif horaire). Une facture papier vous coûte 5,30 €. Une facture Peppol coûte de 0 € à 0,50 €.

Avec 30 factures par mois, vous économisez de 144 € à 159 € par mois. Plus le temps que votre comptable économise sur la saisie manuelle, ce qui se traduit par une facture comptable moins élevée.

Pour les marchés publics

Si vous travaillez pour une commune, une école, un CPAS ou un autre service public, Peppol est déjà obligatoire. La plupart des services publics en Belgique utilisent la plateforme Mercurius du SPF BOSA pour recevoir les e-factures.

Vous n'avez rien de spécial à faire. Vous envoyez votre facture Peppol au numéro de TVA du service public, et le réseau Peppol route la facture vers Mercurius. Le service public la reçoit dans son système.

Astuce : certains services publics exigent une référence spécifique sur la facture (numéro de bon de commande ou numéro de dossier). Mentionnez-le dans le champ référence de votre facture. Si c'est absent, la facture n'est parfois pas traitée.

La conclusion est brève

Peppol n'est pas compliqué. C'est une question de configurer votre logiciel, vérifier les données de vos clients, et appuyer sur un autre bouton lors de l'envoi. La facture elle-même, vous l'établissez exactement comme vous l'avez toujours fait.

La différence se situe dans le traitement de l'autre côté : plus rapide, sans erreur et automatique. Cela signifie être payé plus vite. Et c'est bien pour ça que vous le faites.