États d’avancement : modèle Excel et règles belges

Un état d’avancement reprend les travaux exécutés et approuvés à une date donnée. Il sert de base au calcul d’une facture intermédiaire, souvent appelée facture de situation. L’acompte, lui, est convenu avant ou au début du chantier et ne prouve pas qu’une partie précise des travaux est déjà réalisée.

Réponse courte. Pour chaque poste, indiquez le montant contractuel, l’avancement précédent, l’avancement de la période et le cumul validé. Le montant à facturer correspond à la valeur cumulative approuvée, diminuée de ce qui a déjà été facturé. Vérifiez séparément la TVA, les travaux supplémentaires et les exigences du contrat.

Télécharger le modèle Excel gratuit d’état d’avancement

Le fichier contient un exemple fictif, des formules cumulatives, un contrôle lorsque la quantité dépasse 100 %, un aperçu des états précédents et une liste des mentions à vérifier. Il ne contient aucune macro. Les montants d’exemple sont hors TVA : le taux et le régime doivent être confirmés pour le chantier réel.

Acompte, état d’avancement et facture de solde : quelle différence ?

Dans la pratique belge, les termes « état d’avancement » et « facture de situation » sont parfois utilisés comme des synonymes. Il est plus précis de les distinguer : l’état documente le calcul et l’approbation ; la facture est le document comptable envoyé pour paiement. Cette distinction facilite les contrôles du client, de l’architecte et de la comptabilité.

Un acompte n’est pas non plus un avancement estimé. Un acompte de 20 % ou 30 % peut financer les achats ou la mobilisation, mais ce pourcentage ne signifie pas automatiquement que 20 % ou 30 % du chantier a été exécuté.

Comment calculer un état d’avancement ?

Travaillez par poste du devis ou du métré. Pour chaque ligne, notez la quantité contractuelle, le prix unitaire, la quantité déjà approuvée et la quantité approuvée pendant la nouvelle période.

La logique est la suivante :

1. Quantité cumulative = quantité précédente + quantité de la période.
2. Valeur cumulative = quantité cumulative × prix unitaire.
3. Montant de la période = valeur cumulative − montant déjà facturé.
4. Solde du poste = montant contractuel − valeur cumulative.

Le calcul cumulatif est important. Si vous facturez uniquement « 30 % ce mois-ci » sans conserver le cumul précédent, vous risquez de facturer deux fois un poste ou de perdre le lien avec le métré approuvé.

Exemple cumulatif sur un chantier de 25 000 € hors TVA

Supposons un contrat initial de 25 000 € hors TVA. Les montants restent volontairement hors TVA afin de ne pas supposer qu’un taux ou un régime déterminé s’applique.

Dans cet exemple, l’acompte est déduit une seule fois. Si un travail supplémentaire de 2 000 € est approuvé après le deuxième état, ajoutez-le comme une ligne identifiable ou adaptez le montant contractuel révisé. Ne gonflez pas silencieusement un pourcentage d’avancement pour absorber l’extra.

Que doit contenir un état d’avancement ?

Un état utile doit permettre à une autre personne de refaire le calcul. Reprenez au minimum :

• les coordonnées de l’entreprise, du client et du chantier ;
• la référence du devis, du contrat ou du bon de commande ;
• le numéro de l’état et la période mesurée ;
• la valeur contractuelle initiale ;
• les avenants et travaux supplémentaires approuvés ;
• l’avancement antérieur et l’avancement de la période par poste ;
• le total cumulatif approuvé ;
• le montant déjà facturé ;
• le montant à facturer pour la période ;
• le solde du contrat ;
• la date et la personne qui valide l’avancement ;
• les réserves ou remarques éventuelles.

Ajoutez le métré, les photos ou le procès-verbal lorsque le contrat le prévoit. Une photo peut expliquer une situation, mais elle ne remplace pas l’approbation prévue dans le contrat.

Comment utiliser le modèle Excel ?

Le modèle comporte cinq onglets :

1. État d’avancement pour encoder les postes et calculer le cumul.
2. Aperçu pour suivre les états, factures, paiements et soldes.
3. Projet pour les références du client, du chantier et du contrat.
4. Instructions pour la méthode et les limites du modèle.
5. Mentions facture pour une liste de contrôle avant facturation.

Commencez dans l’onglet Projet. Complétez ensuite les cellules jaunes de l’état d’avancement. Les colonnes calculées sont protégées visuellement par un fond neutre. Si le cumul dépasse la quantité contractuelle, la colonne Contrôle affiche un avertissement.

Pour le deuxième état, conservez la quantité cumulative du premier dans la colonne « Qté précédente » et encodez uniquement la nouvelle quantité approuvée dans « Cette période ». Reportez dans « Déjà facturé » le montant qui a réellement été facturé pour ce poste. Le modèle calcule alors le montant restant pour la période.

Le fichier est une aide de calcul, pas un système comptable ni un avis juridique ou fiscal. Conservez vos factures dans votre outil de facturation et faites valider les règles propres au contrat.

Travaux supplémentaires, corrections et retenues

Un extra doit avoir une origine, une description, un prix ou une méthode de calcul et une approbation. Reliez-le à l’état concerné et séparez-le du contrat initial. La section dédiée du modèle reprend uniquement les extras entièrement exécutés et approuvés. Pour un extra partiellement exécuté, utilisez un poste détaillé avec sa quantité contractuelle et son avancement.

Une retenue de garantie ne doit pas être traitée comme une remise. Elle modifie le montant payable selon le contrat, sans effacer la valeur des travaux exécutés. Consultez le guide sur la retenue de garantie et la facture de solde pour structurer cette clôture.

Pour une erreur de destinataire, de montant ou de TVA, utilisez la procédure de correction appropriée. N’effacez pas une facture envoyée de l’historique. Gardez le lien entre la facture d’origine, la note de crédit et le document corrigé.

TVA belge : vérifiez le dossier, pas seulement le taux

La règle « la TVA est toujours due à la date de facture » est trop simple. Le traitement dépend notamment de l’opération, du client, du moment de facturation ou de paiement et des conditions du régime invoqué.

Avant le premier acompte ou état, vérifiez avec votre comptable :

• si l’opération est B2B, B2C ou liée à un marché public ;
• le taux ou le régime applicable par poste ;
• le moment où la TVA devient exigible ;
• les mentions obligatoires sur la facture ;
• la manière de corriger une erreur ;
• le format de facturation électronique applicable.

Un devis établi avec un taux déterminé ne prouve pas que chaque ligne ou chaque phase remplit les mêmes conditions. Réévaluez si l’usage du bâtiment, le client, le périmètre ou la méthode de fourniture change.

Facturation électronique et Peppol

Depuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée est obligatoire pour une grande partie des opérations B2B entre entreprises belges assujetties. Un PDF envoyé par e-mail n’est pas, à lui seul, une facture électronique structurée.

L’état d’avancement peut rester le document de calcul et de validation. La facture correspondante doit ensuite être créée et transmise dans le format requis lorsque l’opération entre dans le champ de l’obligation. Reliez clairement la facture à la référence de l’état et conservez les deux documents dans le dossier du chantier.

Enfin peut relier devis, projets et factures afin d’éviter les doubles encodages. Consultez aussi le guide sur la facturation depuis un projet et la comparaison des logiciels de facturation d’avancement.

Et pour un marché public ?

Dans un marché public, le contrat, le cahier des charges et les règles d’exécution déterminent la procédure. Ils peuvent prévoir des états détaillés, un contrôle formel, un procès-verbal ou une approbation avant facturation.

Les règles belges de paiement des marchés publics ont évolué depuis le 1er janvier 2025. L’examen et le paiement sont en principe intégrés dans un délai de traitement, avec des exceptions possibles. Ne transposez donc pas automatiquement le calendrier d’un chantier privé. Vérifiez les documents du marché et les règles applicables au pouvoir adjudicateur.

Contrôle avant envoi

Faites valider les quantités par le responsable du chantier et le calcul par l’administration.

• Le total cumulatif correspond-il au métré approuvé ?
• Les états et factures précédents sont-ils déduits une seule fois ?
• Les extras sont-ils approuvés et séparés ?
• Les retenues et réserves sont-elles traitées selon le contrat ?
• Le régime TVA est-il justifié ?
• Le montant payable et l’échéance sont-ils clairs ?
• La facture structurée correspond-elle à l’état approuvé ?

Questions fréquentes

L’état d’avancement est-il une facture ?

Pas nécessairement. L’état d’avancement documente les travaux exécutés et le calcul. La facture de situation est le document comptable établi sur cette base. Les deux peuvent être liés, mais leurs fonctions restent différentes.

Faut-il déduire l’acompte à chaque état ?

Non. Un même acompte ne peut être déduit qu’une fois. Le tableau cumulatif doit montrer ce qui a déjà été facturé afin que le nouveau montant corresponde uniquement au solde de la période.

Peut-on dépasser 100 % sur une ligne ?

Pas sans explication. Une quantité supérieure au contrat peut révéler un extra, une modification ou une erreur. Faites approuver la modification et rendez-la visible au lieu de masquer le dépassement dans le pourcentage.

Quel taux de TVA utiliser ?

Il n’existe pas un taux unique pour tous les états d’avancement. Le taux ou régime dépend des travaux et du dossier. Le modèle travaille donc hors TVA et vous invite à valider le traitement avec votre comptable.

Un modèle Excel suffit-il pour Peppol ?

Non. Excel aide à calculer et justifier l’avancement, mais ne remplace pas une facture électronique structurée transmise par un logiciel ou prestataire compatible lorsque cette obligation s’applique.

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Sources et date de vérification

Vérifié le 16 octobre 2026.

• SPF Finances : construire et rénover — taux et conditions TVA
• Portail belge e-facture : pour qui la facturation électronique devient-elle obligatoire ?
• Portail belge e-facture : questions générales B2B
• BOSA : règles générales d’exécution des marchés publics