Van project naar factuur: factureer rechtstreeks uit je projectadministratie

Het project is klaar. Nu moet je een factuur maken. Je opent Word, zoekt de offerte op, kopieert de bedragen, past de btw aan, en hoopt dat je niets vergeet. Dat kan makkelijker.

📋 Samenvatting: Door facturen rechtstreeks te genereren uit je projectadministratie elimineer je copy-paste, rekenfouten en vergeten posten. Een factuur vanuit het project kost 2-5 minuten in plaats van 15-30 minuten manueel — bij 10 facturen per maand bespaar je een volle werkweek per jaar.

De overgang van project naar factuur is bij veel aannemers een handmatig proces. De offerte zit in één systeem (of in een Word-bestand), het project draait in je hoofd of op een planning, en de factuur maak je in een ander programma. Elke keer dat je informatie overzet, is er een kans op fouten.

Het probleem

Bij een project van €25.000 met zes posten is de kans dat je bij het factureren een bedrag verkeerd overneemt reëel. Of je vergeet een post. Of je past het verkeerde btw-tarief toe.

Daarnaast: als je tijdens het project meerwerken hebt uitgevoerd, moet je die apart factureren. Maar waar staan die meerwerken? Op een meerwerkbon ergens in je mailbox? In een WhatsApp-bericht?

En wat als je een vorderingsstaat stuurt? Dan moet je bijhouden wat er al gefactureerd is, wat er nog openstaat, en wat het resterende saldo is. In Word of Excel wordt dat een rekensom die je bij elke factuur opnieuw maakt.

De ideale flow

Het project bevat de informatie. De offerte-posten zijn projectitems geworden. Elk item heeft een beschrijving, een geoffreerd bedrag, en een status (gepland, in uitvoering, afgewerkt).

Bij facturatie selecteer je welke items je wil factureren. De software maakt de factuur aan met de juiste bedragen, het juiste btw-tarief (ingesteld op projectniveau), en de klantgegevens (overgenomen van het project).

Bij een vorderingsstaat: je selecteert de items die klaar zijn. De software berekent hoeveel er al gefactureerd is, hoeveel dit keer, en wat het resterende saldo is.

Bij meerwerken: die staan als aparte projectitems, aangemaakt tijdens het project. Je selecteert ze bij de facturatie en ze worden als aparte posten op de factuur vermeld.

Geen copy-paste, geen rekenfouten, geen vergeten posten.

In Enfin

In Enfin werkt dit precies zo. De offerte wordt een project, de offerte-posten worden projectitems. Tijdens het project voeg je eventuele meerwerken toe als extra items.

Bij facturatie klik je op "Factuur aanmaken." Je selecteert welke items je factureert (alles, of een selectie voor een vorderingsstaat). De factuur wordt gegenereerd met alle correcte bedragen en btw-tarieven. Je controleert, past eventueel aan, en verstuurt.

De factuur verwijst naar het project en de originele offerte. Bij een vorderingsstaat zie je op de factuur: totaal geoffreerd, reeds gefactureerd, dit keer, restant.

Zonder software

Als je nog niet met software werkt, kan je de flow verbeteren met een simpele regel: gebruik je offerte als basis voor je factuur. Open de offerte, kopieer de posten, pas de bedragen aan (als er meerwerken zijn), en maak de factuur.

Houd een overzicht bij per project: offertebedrag, gefactureerd bedrag (per factuur), en restant. Een simpele tabel in een spreadsheet volstaat.

Maar zodra je meer dan vijf projecten tegelijk draait, wordt die tabel een fulltime job. Dat is het moment waarop software zich terugbetaalt.

De tijdswinst

Een factuur manueel opmaken duurt 15 tot 30 minuten. Offerte opzoeken, bedragen overnemen, btw berekenen, klantgegevens invullen, controleren.

Een factuur vanuit het project genereren duurt 2 tot 5 minuten. Selecteren, controleren, versturen.

Bij 10 facturen per maand bespaar je 2 tot 4 uur. Per jaar 25 tot 50 uur. Dat is een volle werkweek die je beter kan besteden aan offertes maken of op de werf staan.

Plus: minder fouten. Geen verkeerde btw-tarieven, geen vergeten posten, geen rekenfouten. Elke fout die je niet maakt, is een correctienota die je niet hoeft te sturen en een discussie die je niet hoeft te voeren.