Elektronisch factureren aan de overheid: verplichtingen 2026

Je werkt voor een gemeente, een school of een OCMW. Dan moet je al elektronisch factureren via Peppol. Hier is hoe dat werkt en wat je nodig hebt.

📋 Samenvatting: Elektronisch factureren aan de Belgische overheid via Peppol is verplicht — een PDF per e-mail telt niet. Je hebt facturatiesoftware met Peppol-ondersteuning nodig, een Peppol ID, en het correcte bestelbonnummer van de overheidsdienst. E-facturen worden sneller verwerkt, wat ook snellere betaling betekent.

Sinds 2024 is elektronische facturatie aan de Belgische overheid verplicht voor alle leveranciers. Dat geldt ook voor aannemers die werken uitvoeren voor overheidsdiensten: gemeenten, provincies, federale overheidsdiensten, OCMW's, scholen, ziekenhuizen, en andere publieke instellingen.

Wat "elektronisch" betekent

Een PDF per e-mail is geen elektronische factuur in de zin van de wet. Een elektronische factuur is een gestructureerd bestand (UBL-formaat) dat via het Peppol-netwerk wordt verstuurd.

De overheidsdienst ontvangt je factuur via het Mercurius-platform van de FOD BOSA. Mercurius is het centrale ontvangstplatform voor e-facturen aan de Belgische overheid.

Wat je nodig hebt

Facturatiesoftware die Peppol ondersteunt. Een Peppol ID (gebaseerd op je btw-nummer). Het KBO-nummer of Peppol ID van de overheidsdienst waarvoor je werkt. Een referentie (bestelbonnummer of dossiernummer) die de overheidsdienst je heeft gegeven.

Het proces

Je maakt de factuur aan in je software, zoals altijd. Je vermeldt het bestelbonnummer of de contractreferentie in het referentieveld. De software genereert het UBL-bestand en verstuurt het via Peppol naar het Mercurius-platform.

De overheidsdienst ontvangt de factuur in hun boekhoudsysteem. Ze verwerken en betalen.

De referentie is belangrijk

Overheidsdiensten verwerken duizenden facturen per maand. Zonder correcte referentie kan je factuur niet gekoppeld worden aan het juiste dossier of de juiste bestelling. Het gevolg: vertraging in de betaling.

Vraag bij de start van het project welke referentie je op de factuur moet vermelden. Dat kan een bestelbonnummer zijn, een dossiernummer, een contractnummer, of een specifieke code.

De betalingstermijn

De wettelijke betalingstermijn voor overheidsopdrachten is 30 dagen na ontvangst van een correcte factuur. In de praktijk betaalt de overheid soms later, maar je hebt recht op nalatigheidsinteresten als de termijn overschreden wordt.

E-facturen worden sneller verwerkt dan papieren facturen of PDF's. De factuur komt direct in het systeem terecht, zonder manuele invoer. Dat verkort de verwerkingstijd en daarmee de betalingstermijn.

Veelvoorkomende problemen

Factuur wordt geweigerd: meestal door een ontbrekende of verkeerde referentie. Check het bestelbonnummer en stuur opnieuw.

Factuur komt niet aan: check of het Peppol ID van de overheidsdienst correct is. Je kan dit opzoeken via de Peppol Directory of navragen bij de overheidsdienst.

Btw-tarief discussie: bij overheidsopdrachten is het btw-tarief vastgelegd in het bestek. Factureer conform het bestek.

In Enfin

Enfin verstuurt e-facturen aan de overheid via Peppol. Je vult de referentie in bij de factuur, en het systeem doet de rest. Het UBL-bestand wordt gegenereerd en verstuurd naar Mercurius.

Je krijgt een bevestiging van aflevering. Als de factuur wordt geweigerd, krijg je een melding met de reden.

Voor aannemers die regelmatig werken voor overheidsdiensten is Peppol-ondersteuning geen optie, het is een vereiste. Zorg dat je software het kan.