Leveranciersdocumenten met Alfie aan een kostenpost koppelen

Een bestelbon, leveringsnota of aankoopfactuur komt vaak binnen zonder bruikbare projectcontext. De administratie ziet een leverancier en een bedrag, terwijl de werfleider weet voor welke werf en kostensoort het document bedoeld is. Alfie kan helpen om zo’n document te beoordelen en de gegevens voor import voor te bereiden, zonder de menselijke controle weg te nemen.

Verzamel het volledige document

Werk met de volledige, leesbare versie. Een foto zonder tweede pagina kan betalingsvoorwaarden, totalen of referenties missen. Controleer of leverancier, documentnummer, datum, bedragen en btw zichtbaar zijn. Houd bijlagen bij elkaar wanneer een factuur naar meerdere leveringsnota’s verwijst.

Een bestandsnaam als scan-004.pdf zegt weinig. Geef het document een herkenbare plaats in de inbox en behoud het origineel. Zo kun je later altijd terug naar de bron als een uitgelezen veld onzeker blijkt.

Laat Alfie gegevens voorstellen

Alfie kan een leveranciersdocument analyseren en gevonden waarden ter beoordeling voorleggen. Behandel die waarden als een voorstel, niet als bewezen feiten. Vooral kleine cijfers, mintekens, gescande referenties en samengevoegde regels verdienen aandacht. Vergelijk het voorgestelde totaal met het document en controleer of exclusief en inclusief btw niet zijn verwisseld.

De import van leveranciersdocumenten gebeurt in de huidige flow via de webapp. Dat maakt een gerichte review mogelijk: de gebruiker ziet het document naast de voorgestelde gegevens en beslist wat wordt overgenomen.

Wijs de juiste werf en kostenpost toe

De leveranciersnaam alleen is zelden voldoende voor een betrouwbare toewijzing. Eén betoncentrale kan op dezelfde dag aan drie werven leveren. Gebruik daarom projectnummer, leveringsadres, bestelreferentie, contactpersoon en datum als aanvullende signalen.

Kies een kostenpost die aansluit bij de manier waarop het bedrijf nacalculeert. Materiaal, onderaanneming, materieelhuur en transport zijn bijvoorbeeld verschillende kostensoorten. Vermijd een restcategorie als er genoeg informatie is voor een precieze keuze. Is de context dubbelzinnig, laat het document dan in review staan en vraag de werfleider om bevestiging.

Controleer vóór import

Een korte vaste checklist maakt de review reproduceerbaar:

• komt leverancier en documentnummer overeen met het origineel;
• klopt de gekozen werf met leveringsadres of bestelreferentie;
• sluiten netto, btw en totaal op elkaar aan;
• is de kostenpost geschikt voor rapportering;
• bestaat het document nog niet in de administratie.

Bevestig de import pas als deze punten in orde zijn. Een dubbele aankoopfactuur of een kost op de verkeerde werf verstoort zowel betaling als projectmarge.

Behandel uitzonderingen zichtbaar

Niet elk document past in de standaardflow. Een creditnota, gecombineerde levering, betwiste factuur of verdeling over meerdere projecten vraagt een expliciete beslissing. Leg de reden vast en stuur het document naar de juiste verantwoordelijke. Automatisering is het meest waardevol wanneer ze uitzonderingen naar boven brengt in plaats van ze te verbergen.

Met een beheerste documentinbox ontstaat een betrouwbare basis voor kostenopvolging. Bekijk de mogelijkheden van Enfin via prijzen of bespreek je leveranciersflow via contact.