Met Alfie een factuur uit een offerte maken na bevestiging

Een aanvaarde offerte bevat al veel van wat nodig is voor een correcte factuur: klantgegevens, omschrijving, hoeveelheden, prijzen en btw. Toch ontstaat er vaak opnieuw typwerk. Dat vergroot de kans dat de factuur afwijkt van wat de klant heeft goedgekeurd. Alfie helpt om de overgang van offerte naar factuur gecontroleerd uit te voeren binnen Enfin.

Begin bij de aanvaarde versie

Controleer eerst welke offerteversie de klant werkelijk heeft aanvaard. Een mondeling akkoord op versie twee is niet hetzelfde als een ondertekende versie drie. Kijk ook of er nadien meerwerken, voorschotten of gewijzigde hoeveelheden zijn afgesproken. De commerciële afspraak blijft de bron; automatisering mag die afspraak niet herschrijven.

Zorg daarnaast dat de klant- en projectgegevens volledig zijn. Denk aan het facturatieadres, ondernemingsnummer, btw-nummer, referentie van de klant en de juiste werf. Zo vermijd je dat een inhoudelijk juiste factuur administratief terugkomt.

Alfie maakt eerst een voorstel

Je kunt Alfie vragen om van een aanvaarde offerte een factuur voor te bereiden. Alfie gebruikt de gegevens die al in Enfin staan en maakt het resultaat zichtbaar voordat de actie wordt uitgevoerd. Dat is belangrijk: een factuur heeft financiële en juridische gevolgen. De gebruiker behoudt daarom de controle over klant, lijnen, bedragen en timing.

Het voorstel is het moment om na te gaan of je alles in één keer factureert of volgens voorschot, voortgang of eindafrekening. Wanneer de offerte een betalingsschema bevat, moet de nieuwe factuur aansluiten op de afgesproken fase. Maak geen volledige eindfactuur als alleen het voorschot opeisbaar is.

Controleer bedragen en btw

Vergelijk de factuurlijnen met de aanvaarde offerte en kijk gericht naar uitzonderingen. Zijn kortingen behouden? Is een afzonderlijke transportkost nodig? Staat een meerwerk al in de overeenkomst? Controleer ook het toegepaste btw-tarief en eventuele vermeldingen voor de concrete situatie. Bij twijfel hoort de boekhouder of fiscaal adviseur de behandeling te bevestigen.

Pas na deze controle bevestig je de actie. Daarmee voorkom je een stille omzetting op basis van onvolledige context. De bevestiging vormt ook een logisch beslismoment in het dossier: iemand heeft gezien welke factuur uit welke offerte voortkomt.

Bewaar een leesbare keten

Een goede offerte-naar-factuurflow laat later snel zien wat er is gebeurd. Bewaar de offerteversie, de aanvaarding, eventuele wijzigingsafspraken en de uiteindelijke factuur bij hetzelfde project. Zo kunnen projectleiding, administratie en klantendienst dezelfde basis raadplegen wanneer er een vraag ontstaat.

Gebruik een vaste interne afspraak: wie mag het voorstel vragen, wie controleert de bedragen en wie bevestigt de factuur? Voor een klein bouwbedrijf kan dat dezelfde persoon zijn, maar de stappen blijven nuttig. Ze voorkomen dat snelheid ten koste gaat van juistheid.

Van document naar opvolging

Na creatie begint de factuuropvolging. Controleer de verzendwijze, vervaldatum en eventuele klantreferentie. Leg ook vast wie een openstaande factuur opvolgt. Zo vormt de aanvaarde offerte geen los document, maar het begin van een beheerste keten van afspraak tot betaling.

Bekijk hoe Enfin offertes en facturen samenbrengt op de prijzenpagina. Wil je je eigen offerteflow bespreken, neem dan contact op met Enfin.