Kostenposten importeren met AI: conflicten beoordelen vóór je catalogus wijzigt

Een rekenblad met kostenposten lijkt vaak netjes tot je het vergelijkt met de bestaande catalogus. Namen verschillen, eenheden worden gemengd en formules bevatten verborgen aannames. AI kan rijen herkennen en structureren, maar mag een conflict niet stil oplossen. De huidige Alfie-flow scheidt daarom de review van de uiteindelijke import en houdt deze bestandsactie web-only, waar een gebruiker details kan vergelijken.

Bewaar het bronbestand als referentie

Noteer leverancier, datum, versie en doel van het bestand. Werk op een kopie en verander de originele kolommen niet tijdens de beoordeling. Zo kun je later verklaren waarom een geïmporteerde post afwijkt.

Verwijder privégegevens en irrelevante tabbladen voordat het document in de review komt. Deel alleen wat voor de catalogus nodig is.

Laat AI structuur voorstellen

AI kan omschrijvingen, codes, eenheden, arbeid, materiaal en prijzen uit verschillende kolommen halen. Behandel dat resultaat als voorstel. Een lege cel kan onbekend betekenen, niet automatisch nul.

Controleer steekproefsgewijs eenvoudige en complexe regels. Kijk vooral naar samengevoegde cellen, subtotalen en formules die naar andere tabbladen verwijzen.

Maak conflicttypes expliciet

Splits bevindingen in nieuwe post, mogelijke dubbel, afwijkende eenheid, prijswijziging, formuleconflict en ontbrekende waarde. Geef elke categorie een duidelijke beslisroute. Daardoor hoeft de reviewer niet per rij opnieuw te bedenken wat “verschillend” betekent.

Vergelijk genormaliseerde namen nooit zonder artikelcode, eenheid en context. Gelijk klinkende posten kunnen een andere prestatie bevatten.

Gebruik de webreview als harde grens

De actuele Alfie-registratie bevat aparte acties voor review en import van kostenposten. Deze acties zijn web-only en vereisen inventory-schrijfrechten. Dat is belangrijk: een breed bestand met veel wijzigingen hoort niet via een korte WhatsApp- of spraakbevestiging door te gaan.

De reviewer kiest per conflict behouden, vervangen, samenvoegen of overslaan. Pas daarna mag de importsessie de goedgekeurde set toepassen.

Controleer de gevolgen voor calculaties

Een cataloguswijziging kan toekomstige offertes beïnvloeden en mag bestaande, aanvaarde calculaties niet ongemerkt herschrijven. Controleer daarom welke velden als nieuwe standaard gelden en welke projectversies bevroren blijven.

Maak bij prijsupdates duidelijk vanaf welke datum ze gelden. Bewaar de oude bron voor nacalculatie en audit.

Valideer na import

Tel geïmporteerde, overgeslagen en samengevoegde rijen. Open een paar representatieve kostenposten en maak een testcalculatie met eenheden en formules. Herstel bij twijfel de importsessie volgens de vastgelegde beslissingen in plaats van handmatig losse waarden te overschrijven.

Laat een tweede reviewer één complexe post terugzoeken naar de bron. Controleer daarbij code, eenheid, formule, prijs en ingangsdatum. Die kleine steekproef toont snel of de import alleen technisch slaagde of ook inhoudelijk betrouwbaar is.

Lees ook calculatiesoftware en bouw-ERP vergelijken en Enfin voor calculatie en projecten.