Facturation électronique aux pouvoirs publics : obligations 2026

Vous travaillez pour une commune, une école ou un CPAS. Vous devez déjà facturer électroniquement via Peppol. Voici comment ça fonctionne et ce dont vous avez besoin.

📋 En bref : La facturation électronique aux pouvoirs publics belges via Peppol est obligatoire. Vous avez besoin d'un logiciel qui supporte Peppol, d'un identifiant Peppol basé sur votre numéro de TVA, et de la référence du marché (bon de commande). Les e-factures sont traitées plus vite et réduisent les délais de paiement.

Depuis 2024, la facturation électronique aux pouvoirs publics belges est obligatoire pour tous les fournisseurs. Cela s'applique aussi aux entrepreneurs qui exécutent des travaux pour des services publics : communes, provinces, services publics fédéraux, CPAS, écoles, hôpitaux et autres institutions publiques.

Ce que "électronique" signifie

Un PDF par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de la loi. Une facture électronique est un fichier structuré (format UBL) envoyé via le réseau Peppol.

Le service public reçoit votre facture via la plateforme Mercurius du SPF BOSA. Mercurius est la plateforme centrale de réception des e-factures destinées aux pouvoirs publics belges.

Ce dont vous avez besoin

Un logiciel de facturation qui supporte Peppol. Un identifiant Peppol (basé sur votre numéro de TVA). Le numéro BCE ou l'identifiant Peppol du service public pour lequel vous travaillez. Une référence (numéro de bon de commande ou numéro de dossier) que le service public vous a communiquée.

Le processus

Vous créez la facture dans votre logiciel, comme d'habitude. Vous mentionnez le numéro de bon de commande ou la référence du contrat dans le champ de référence. Le logiciel génère le fichier UBL et l'envoie via Peppol vers la plateforme Mercurius.

Le service public reçoit la facture dans son système comptable. Il la traite et la paie.

La référence est importante

Les services publics traitent des milliers de factures par mois. Sans référence correcte, votre facture ne peut pas être reliée au bon dossier ou à la bonne commande. La conséquence : un retard de paiement.

Demandez au début du projet quelle référence vous devez mentionner sur la facture. Il peut s'agir d'un numéro de bon de commande, d'un numéro de dossier, d'un numéro de contrat, ou d'un code spécifique.

Le délai de paiement

Le délai de paiement légal pour les marchés publics est de 30 jours après réception d'une facture correcte. En pratique, les pouvoirs publics paient parfois plus tard, mais vous avez droit à des intérêts de retard si le délai est dépassé.

Les e-factures sont traitées plus rapidement que les factures papier ou les PDF. La facture arrive directement dans le système, sans saisie manuelle. Cela réduit le temps de traitement et donc le délai de paiement.

Problèmes fréquents

Facture rejetée : généralement à cause d'une référence manquante ou incorrecte. Vérifiez le numéro de bon de commande et renvoyez.

Facture non reçue : vérifiez que l'identifiant Peppol du service public est correct. Vous pouvez le rechercher via le Peppol Directory ou le demander au service public.

Discussion sur le taux de TVA : pour les marchés publics, le taux de TVA est fixé dans le cahier des charges. Facturez conformément au cahier des charges.

Dans Enfin

Enfin envoie des e-factures aux pouvoirs publics via Peppol. Vous remplissez la référence dans la facture, et le système fait le reste. Le fichier UBL est généré et envoyé vers Mercurius.

Vous recevez une confirmation de livraison. Si la facture est rejetée, vous recevez une notification avec le motif.

Pour les entrepreneurs qui travaillent régulièrement pour des services publics, le support Peppol n'est pas une option, c'est une nécessité. Assurez-vous que votre logiciel le supporte.