Approuver une facture fournisseur avec Alfie sur WhatsApp sans perdre les contrôles

WhatsApp permet de répondre vite lorsqu’une facture fournisseur attend une décision, mais “c’est bon” ne suffit pas pour un engagement financier. L’action actuelle d’Alfie peut approuver un élément de la boîte de réception des factures et l’associer au dossier. Elle est classée à risque élevé et requiert une confirmation sur WhatsApp. La rapidité du canal doit donc servir un contrôle précis, jamais le contourner.

Identifier le document sans ambiguïté

Utilisez le fournisseur, le numéro de facture, le montant et le projet. Si plusieurs documents correspondent, demandez le détail avant de répondre. Une capture partielle ne garantit ni le total ni l’identité de l’émetteur.

Ouvrez la facture complète et vérifiez qu’elle est bien reçue dans le flux attendu, notamment via Peppol lorsque l’obligation B2B s’applique.

Rapprocher commande et réception

Comparez référence, quantité, unité et prix avec la commande. Vérifiez le bon de livraison et les réserves du chantier. Une livraison partielle ou endommagée doit rester une exception visible.

Si aucun bon de commande n’existe, demandez qui a autorisé l’achat et sur quelle base budgétaire.

Contrôler le projet et le traitement

Confirmez le chantier, la catégorie de coût et la personne responsable. Examinez la TVA et les données fournisseur selon le processus financier de l’entreprise. Alfie ne remplace pas le comptable ni la validation fiscale.

Séparez “document authentique”, “achat autorisé” et “montant conforme”. Les trois contrôles répondent à des risques différents.

Lire la confirmation WhatsApp

approve_invoice_inbox_item demande des droits expenses.write. Le registre la classe comme action financière à risque élevé et WhatsApp exige une confirmation. La proposition doit montrer l’élément de boîte de réception, le fournisseur, le montant, l’association et l’action prévue.

N’envoyez la confirmation qu’après avoir compris chaque champ. Un message vocal ou écrit reste une instruction; Enfin applique permissions et journalisation.

Traiter l’exception au lieu de forcer l’accord

Si prix, quantité, référence ou preuve ne concorde pas, attribuez l’exception au bon responsable. Indiquez ce qui manque et la date de résolution. N’approuvez pas pour éviter un retard puis ne comptez pas sur un e-mail pour corriger le dossier.

La facture doit rester bloquée de manière compréhensible, sans disparaître dans une conversation.

Vérifier le résultat dans la boîte de réception

Après confirmation, contrôlez le statut, le projet lié et la trace de décision. Suivez les approbations annulées ou corrigées et analysez leur cause. Le bon indicateur n’est pas la vitesse moyenne seule, mais la part de factures approuvées correctement au premier passage.

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