Créer une facture depuis un devis avec Alfie après vérification du périmètre

Transformer un devis accepté en facture évite une nouvelle saisie, mais toutes les lignes ne sont pas forcément facturables au même moment. Un acompte, une sélection de postes ou un pourcentage d’avancement demandent une décision explicite. Alfie dispose d’actions pour créer une facture ou des factures à partir d’offres. Enfin conserve la relation avec le client, les permissions financières et la confirmation avant de changer l’état financier.

Choisir le bon devis

Indiquez numéro, client et projet. Contrôlez que le devis est accepté et qu’il s’agit de la version finale. Une ancienne variante ou une option non choisie ne doit pas alimenter la facture.

Si plusieurs devis couvrent le même chantier, déterminez lequel porte l’acompte ou l’avancement concerné.

Définir le mode de facturation

Choisissez entre acompte, pourcentage, lignes sélectionnées ou solde selon l’accord commercial. Vérifiez les factures déjà créées depuis le devis afin d’éviter une double facturation.

Pour un état d’avancement, comparez la situation approuvée avec les quantités et travaux réellement validés. Le devis est une base, pas une preuve automatique d’exécution.

Contrôler les éléments financiers

Relisez description, quantité, unité, prix, TVA, échéance et référence client. Vérifiez que les travaux supplémentaires suivent leur propre approbation. Si la facture B2B entre dans l’obligation belge, elle doit suivre la forme structurée et le canal prévus.

Ne corrigez pas un écart de scope en modifiant silencieusement une ligne issue du devis.

Utiliser la confirmation comme frontière

Les actions de création de facture sont classées comme modifications d’état financier et nécessitent le droit invoices.write. Le contrat d’action Alfie prévoit une prévisualisation pour les actions sensibles et une confirmation sur le web ou en voix avant exécution.

Vérifiez client, devis source, montant et mode de facturation dans la proposition. Annulez si une donnée manque.

Séparer création et envoi

Une facture créée doit encore passer le contrôle d’envoi approprié. Vérifiez les annexes, la référence de commande et le destinataire. La création d’un brouillon ou document ne signifie pas que le client l’a reçu.

Gardez l’envoi Peppol ou e-mail comme action identifiable avec son propre statut et sa propre preuve.

Réconcilier après exécution

Ouvrez la facture créée et contrôlez le solde restant sur le devis ou projet. Vérifiez que l’avancement et les acomptes sont cohérents. En cas d’erreur, utilisez une correction traçable; n’effacez pas la relation avec le document source.

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